Cuidados com a Folha de Pagamento

Dentro de uma empresa são várias as questões a serem resolvidas. São inúmeros problemas, decisões importantes e tarefas que vão desde as mais simples até as mais complexas. A burocracia é muito grande e deve ser seguida à risca para que tudo seja feito da forma correta.  Nesse ponto surge a folha de pagamento. Mas, você sabe o que é folha de pagamento?

Se você já se fez essa pergunta alguma vez, ou até mesmo você sabe o que é uma folha de pagamento, mas não sabe da sua importância e tudo o que precisa conter nela, este artigo foi feito para você! Entenda tudo sobre a folha de pagamento com esta leitura!

Mas, afinal, o que é folha de pagamento?

É comum que, próximo ao quinto dia útil de todo mês os funcionários de um determinado setor, normalmente o financeiro, fiquem cheio de coisas para pensar e fazer por causa do fechamento da folha de pagamento. Calcular a folha realmente não é algo simples e necessita de um contador e de um profissional de Recursos Humanos.

Lidar com tantos impostos, demissões não esperadas e contratações de emergência realmente envolve muito burocracia e, sendo assim, é preciso estar preparado. Só dessa forma é possível garantir que a empresa mantenha a saúde financeira.

A folha de pagamento pode ser definida como uma lista da remuneração paga aos funcionários de uma determinada empresa. Ou até mesmo todo o conjunto de procedimentos trabalhistas feitos pela organização a fim de realizar o pagamento aos trabalhadores.

Esse documento também é conhecido como holerite e consiste na transformação das informações trabalhistas de cada colaborador da empresa em dados contábeis, com o objetivo de calcular tanto o pagamento líquido quanto o bruto de cada profissional.

Sendo assim, na folha de pagamento vem descrito tudo o que o funcionário recebe, além de todos os descontos que são realizados em detalhes.

Entenda a importância da folha de pagamento

Agora que você já entendeu o que é folha de pagamento, faz-se necessário entender qual a sua importância dentro da empresa. Por ter função contábil, operacional e fiscal, a folha de pagamento deve ser constituída com base em todas as ocorrências mensais do funcionário.

A folha contém a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho. Isso de maneira simples e transparente, transformando valores numéricos em resultados que formarão a folha de pagamento, ou seja, o saldo a ser recebido.

É fundamental que o cálculo da folha de pagamento seja realizado da forma correta, visto que ela representa uma grande responsabilidade por conter o histórico do funcionário dentro da empresa. Tudo detalhado.

Outro destaque da importância desse documento é que, como ele espelha a remuneração do colaborador, pode ser utilizado no momento de financiar bens como imóveis ou autos.

O que precisa ter na folha de pagamento?

Depois de ter entendido o que é folha de pagamento e aprendido um pouco mais sobre a sua importância, é válido compreender qual a maneira correta de elaborá-la. É claro que cada empresa tem suas particularidades durante a elaboração da folha de pagamento, mas deve conter algumas informações básicas:

• Frequência: Atrasos, faltas, afastamentos;
• Valor do salário de contratação do funcionário;
• Forma de pagamento e a data do mesmo;
• Descontos de encargos sociais.

Não se esqueça de que não há uma receita ou um modelo oficial. Basta que ela seja adaptada aos critérios que mais combinam com a organização. Além disso, para compor os salários líquidos, os quais deverão estar na conta dos funcionários no dia combinado, os valores da folha de pagamento são divididos em duas partes: Proventos e descontos.

Os proventos correspondem aos salários, remunerações variáveis, horas extras e outros adicionais como insalubridade, periculosidade e adicional noturno conforme cada caso. Já a segunda parte diz respeito aos descontos, ou seja, INSS, benefícios, faltas, contribuição sindical e outros mais que dependem do acordo que é feito entre a empresa e o colaborador.

Como evitar erros comuns

Primeiro de tudo é essencial que a empresa tenha o total controle dos pagamentos dos funcionários e, além disso, saiba qual o impacto da folha de pagamento no faturamento. Como você já deve ter percebido, a folha de pagamento é um dos principais processos burocráticos dentro da organização.

Sendo assim, quanto mais facilidade você possuir nesse processo, melhor! Segue algumas dicas úteis para você saber como controlar melhor algumas questões da folha de pagamento:

1 Previsão de FGTS

Fique atento a esse item para não ter surpresas na hora de calcular a folha. É importante ressaltar que além dos 8% que são recolhidos com a guia do mês, também deve ser reservado:

• 8% sobre 1/3 do salário dividido por 12 para o FGTS das férias;
• 4% sobre o salário dividido por 12 para a multa no FGTS rescisório – dispensa sem justa causa;
• 8% do salário dividido por 12 para o FGTS do 13º salário.

2 Previsão de Férias

Outro ponto importante é que o pagamento das férias já esteja contido no planejamento financeiro. Aliás, criar uma poupança mensal para que no momento do pagamento seu fluxo de caixa esteja preparado para tal gasto é uma excelente estratégia.

O valor que precisa ser reservado todo mês é 1/3 do salário bruto do funcionário dividido por 12 meses! Por exemplo, em um salário de R$ 4.500, 1/3 corresponde a R$ 1.500. Mensalmente é necessário guardar R$ 125 reais.

3 Previsão de 13º

Já no caso do 13º salário, o importante é manter a mesma lógica da dica anterior, ou seja, das férias. Portanto, o valor a ser guardado mensalmente é o salário bruto do colaborador dividido por 12. Como no exemplo anterior, R$ 4.500/12= R$ 375 reais por mês.

Essas dicas são capazes de ajudar e muito no momento da elaboração da folha de pagamento. Não se esqueça de que no Brasil todas as empresas possuem obrigação legal de preparar a folha de pagamento. O documento também é uma exigência comprobatória para a aposentadoria.

Além disso, é válido lembrar que sua elaboração exige conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos. Portanto, entender o que é folha de pagamento é de fundamental importância para evitar futuros problemas financeiros na empresa. Deixe nos comentários outras dicas que você pode dar aos profissionais a respeito da folha de pagamento!